Protocolo de migración a LibreOffice

Saludos a los lectores de LibreOfficeCuba, hace unos días The Document Foundation, publicó un Protocolo de Migración a LibreOffice, este documento este basado en la amplia experiencia acumulada en organizaciones y gobierno que ya han emprendido el camino a la libertad en el uso de esta plataforma ofimática Libre. Así, el documento está basado en las mejores prácticas realizadas en los proyectos de migración de gran envergadura ya realizados a LibreOffice, tales como la ciudad de Munich en Alemania o la ciudad de Bolonia en Italia.

El documento PDF explica pormenorizadamente cuál debe ser, para que tenga éxito, el protocolo de migración a LibreOffice desde sistemas privativos como Microsoft Office o cualquier otra herramienta. Este documento, de 8 páginas de extensión y redactado en inglés originalmente, lo pongo a disposición de uds. ya traducido al español, gracias a la colaboración de Adolfo Jayme Barrientos, miembro de The Document Foundation e integrante del equipo de traducción a nuestra lengua.

Igualmente comparto con Uds. un resumen de este documento realizado por el también Miembro de la Fundación, Miguel Angel Hernández Pedreño, que desde su sitio web lo publicara hace unos días.

PROTOCOLO DE MIGRACIÓN A LIBREOFFICE

LibreOffice

LibreOffice adopta los formatos de documentos abiertos (ODF) reconocidos por muchos gobiernos y organizaciones a lo largo del planeta, y es el formato por defecto para todos los documentos elaborados con LibreOffice. Sin embargo, LibreOffice es capaz de leer y de redactar en varios formatos de archivos propietarios de Microsoft, tales como .doc, .xls o .ppt. Además, LibreOffice permite abrir y guardar documentos en formato PDF.

Migrando a LibreOffice

LibreOffice es una alternativa viable para Microsoft Office y puede reducir significativamente los costes por parte de la empresa al ahorrar considerablemente en licencias.

La migración a LibreOffice puede suponer un complejo esfuerzo para las organizaciones por problemas subyacentes, tales como la resistencia al cambio y la integración de la suite de oficina en la infraestructura tecnológica de la compañía.

Por otro lado, la migración a LibreOffice representa una excelente oportunidad para replantearse los procesos de la organización. Por ejemplo, la migración es muy útil para replantearse la necesidad de seguir manteniendo algunas macros y descartar aquellas que no han sido utilizadas durante un tiempo. Lo mismo se puede aplicar a las plantillas y a los plugins propietarios que conectan la suite de oficina con otras aplicaciones empresariales propietarias. LibreOffice 4.0 ha reducido significativamente la necesidad de dichos plugins gracias al soporte CMIS (Content Management Interoperability Services).

Lecciones aprendidas de migraciones exitosas

El conjunto de características de LibreOffice es más que suficiente para las necesidades diarias de la mayoría de los usuarios dentro de las organizaciones. En general, los pocos obstáculos técnicos encontrados están relacionados con las hojas de cálculo que utilizan características avanzadas o con las macros de Microsoft Office.

Los usuarios estarán capacitados para producir documentos utilizando LibreOffice después de la formación. Por lo tanto, es crucial completar la instalación y el testeado de los equipos de trabajo antes de comenzar el proceso de formación. Es extremadamente importante ofrecer un punto de referencia para cualquier problema relacionado con la migración, empezando la formación con “lideres tecnológicos” formados por el personal de soporte.

El gran problema, pues, es la resistencia al cambio, que es un efecto común a la introducción de una nueva tecnología en cualquier organización. Esto es generalmente visto como una carga, adicional al trabajo diario. Los usuarios deben ser persuadidos de que las nuevas herramientas, después de un proceso de formación, le van a proveer de una mejor experiencia de usuario.

Las típicas razones para la resistencia al cambio son:

  • El miedo a lo desconocido.

  • La percepción de que el cambio viene impuesto por la alta dirección.

  • Una pobre estrategia de comunicación.

  • Un cambio de rutinas, que se traduce en un cambio de la zona de confort del usuario.

  • Etc…

Por supuesto, el método de la “fuerza bruta”, consistente en instalar LibreOffice y erradicar Microsoft Office sin un previo aviso, es la peor de todas las opciones, que provocará un efecto de rechazo que eliminará cualquier esperanza de éxito.

La migración, Paso a Paso

Organización de los Pasos a seguir en el proceso de migración

Organización de los Pasos a seguir en el proceso de migración

Comunicación del cambio

Con el fin de reducir el impacto de la resistencia al cambio, es importante comenzar el proyecto de migración con una activa comunicación dirigida a la organización por completo. De hecho, la migración a LibreOffice es un movimiento estratégico para la organización, y debería ser comunicado con el mismo énfasis que cualquier otra decisión estratégica.

RedesSociales

Cuando comience el proceso de migración, todos los directivos y empleados de la empresa deberían estar familiarizados con la razón que hay bajo la decisión de migrar a LibreOffice. Debe estar claro para todos que LibreOffice es un reemplazo viable para Microsoft Office, y que ha sido ya implementado en millones de ordenadores de sobremesa en todo el mundo.

Comenzando el proceso de migración

Una vez que el análisis de la situación existente (en términos de aplicaciones de terceros, plantillas y macros a migrar) ha sido completado, es posible comenzar el proceso implementando un test de impacto, el cual está destinado a ayudar en la búsqueda de todos los problemas que puedan afectar a la migración y asegurar que el proceso de trabajo y la interoperabilidad sea como se esperaba. Aunque LibreOffice es, en su mayor parte, totalmente compatible con Microsot Office, es una aplicación diferente con sus fortalezas y debilidades específicas y puede desencadenar flujos de trabajo específicos.

Los participantes en el test de impacto deberían representar el flujo de trabajo de la organización completa, y deberían ser formados en LibreOffice (o tener acceso a personal entrenado).

El test de impacto tiene dos objetivos principales:

  • Cribado de documentos críticos, plantillas y macros. Una buena parte de los documentos existentes, plantillas y macros podrían no estar en uso o bien, podrían carecer de utilidad después de moverlos a LibreOffice. Los documentos y plantillas que estén todavía en uso podrían ser convertidos a formatos estandar ODF, incluso las macros pueden ser reelaboradas utilizando la tecnología apropiada.

  • Crear un inventario de herramientas y aplicaciones dependientes de Microsoft Office, que son bastante frecuentes en entornos CRM y ERP. Estas aplicaciones deben ser identificadas y chequeadas para su compatibilidad con LibreOffice, y las nuevas características deberían ofrecer una solución alternativa. Los cuestionarios pueden dar a los líderes de equipo o a los directores de equipo un mejor vistazo dentro de las soluciones de negocio que interactuan con Microsoft Office.

Para minimizar las llamadas de soporte y maximizar la productividad desde el principio, es altamente recomendable preparar un “paquete de bienvenida” para los usuarios, con información suplementaria sobre LibreOffice, resaltando las funcionalidades básicas del software y las pocas funcionalidades diferentes existentes con Microsoft Office.

Traslado a los estándares de documentos abiertos

Es también importante el traslado inmediato a los formatos ODF de todos los documentos. El intercambio de los archivos es un asunto crucial, porque es esencial permitir el desarrollo y el intercambio de la información efectivamente. Utilizar los formatos ODF como el formato de documentos por defecto ayuda a las organizaciones a establecer un repositorio de todos los activos de información garantizados frente a la obsolescencia y la dependencia de un proveedor.

Open Document Format

Open Document Format

Por supuesto, decidir el formato interoperable para cada documento podría dar lugar a una sobrecarga y ser considerado una molestia innecesaria para el usuario medio, pero es un factor clave para liberar tanto al propio usuario como a la organización de su constricción a los formatos propietarios desarrollados por los proveedores de software para perpetuar su bloqueo. Los usuarios y las organizaciones siempre deberían recordar que los formatos de documentos cerrados estan limitando no sólo su libertad sino también la propiedad de sus activos de información.

Identificando “los líderes tecnológicos” dentro de la organización

Una vez que el test de impacto y la migración a los formatos ODF están en marcha, es el momento de identificar a los “líderes tecnológicos” dentro de la organización: ellos son las personas que son reconocidas por sus compañeros por su competencia tecnológica. Por ejemplo, son aquellos a los que primero preguntas por los últimos y mejores smarthpones o PCs, y sobre las mejores aplicaciones para usar.

Identifique los líderes tecnológicos de la organización

Identifique los líderes tecnológicos de la organización

Los “líderes tecnológicos” tendrán un papel clave en el proceso de migración, ya que ellos se convertirán en los promotores de LibreOffice y actuarán como el primer punto de contacto para proveer de ayuda simple a los usuarios. El papel y esfuerzos de los “líderes tecnológicos” debería ser reconocido, soportado y alentado a través de incentivos apropiados por la dirección de la organización.

Una vez que los “líderes tecnológicos” han sido identificados, será necesario organizar un pequeño número de sesiones de información dirigidas principalmente a la alta y media dirección, el equipo de soporte informático y los “líderes tecnológicos”. Las sesiones de información tienen la intención de conseguir la adopción de LibreOffice y motivar a los tomadores de la decisión y a los líderes de opinión sobre el proceso de migración.

Una vez convencidos los interesados clave, ellos deberán informar a su equipo sobre el proceso de migración y alentarlos a adoptar LibreOffice tan pronto como sea posible después de la formación y la instalación.

El primer grupo de “líderes tecnológicos” debería incluir (si es posible) un mix de directivos medios y empleados con el fin de penetrar en las diferentes capas de la organización. El grupo debería reunirse regularmente durante todas las etapas del proceso de migración, para compartir las diferentes experiencias e identificar soluciones a los problemas comunes.

Proporcionando formación y soporte

Una exhaustiva formación en LibreOffice (características, ventajas, peculiaridades y principales diferencias con Microsoft Office) es un paso fundamental en cualquier proyecto de migración. La formación, a niveles diferentes, debería ser realizada por personal informático, formadores, “lideres tecnológicos”, directivos medios y superiores y todos los usuarios finales.

Capacite a todos los usuarios de cualquier nivel de jerarquía

Capacite a todos los usuarios de cualquier nivel de jerarquía

Otro objetivo del proceso de formación es volver conscientes a los usuarios de las razones y los objetivos del proyecto de migración, para que esto no sea percibido como simples cuestiones relacionadas con el presupuesto. De hecho, la migración a LibreOffice ofrece la oportunidad de adoptar un verdadero formato abierto y estandar, con la intención de proteger la libertad del trabajo creativo de cada individuo y contribuir al crecimiento del proyecto del software libre el cual es beneficioso a la larga para la comunidad de usuarios.

Los usuarios, incluyendo los directivos medios y superiores, serán segmentados por aptitudes técnicas, necesidades formativas y unidades de organización. Estos grupos formarán la base para planificar la fase de implementación de la migración, con la intención de que la transición se lleve a cabo en pasos homogéneos.

La formación también será fundamental para el desarrollo de un equipo de soporte técnico, el cual es otro elemento crucial para el éxito del proyecto de migración. De hecho, cuando los “líderes tecnológicos”, que serán los que provean el soporte de primera mano a sus colegas, no sean capaces de ofrecer una respuesta a los asuntos que surjan en sus departamentos, el problema siempre debería ser elevado al primer nivel de soporte y si es necesario al segundo nivel de soporte (el cual será interno o externo, de acuerdo con las necesidades de la organización).

De cara a asistir a los usuarios, el equipo de soporte al completo deberían trabajar juntos para compilar una lista de Preguntas Frecuentes que sirva como referencia rápida para futuras necesidades. Esta lista, junto con todos los documentos utilizados durante el proceso de migración (especialmente presentaciones y manuales), debería estar publicado online dentro del sitio web de la organización, para un acceso sencillo a su contenido.

Desplegando LibreOffice en cada ordenador personal

El despliegue de LibreOffice en cada ordenador personal, incluyendo a aquellos usuarios que han sido autorizados (por razones técnicas específicas) a mantenerse usando Microsoft Office, necesita ser planificado por adelantado y debería ser coordinado con el horario de formación, con el objetivo de asegurarse de que los usuarios estarán capacitados para utilizar el software tan pronto como sea posible (idealmente, después de la primera sesión de formación).

El método de despliegue puede ser identificado y seleccionado basándose en las características de la infraestructura tecnológica de la organización.

Desplegar LibreOffice no significa erradicar Microsoft Office de cada PC. El objetivo es maximizar el número de Pcs que usan LibreOffice, para fomentar la interoperabilidad con Microsoft Office identificando las áreas donde éste último (por razones obvias) intenta perpetuar el bloqueo. Por ejemplo, será necesario educar a los usuarios de Microsoft Office -que, al final de la migración, no deberían exceder del 20% de todos los usuarios- para reemplazar las fuentes propietarias por fuentes abiertas.

Fuente: The Document Foundation

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6 Comentarios en el artículo “Protocolo de migración a LibreOffice”

  • Percaff_TI99 comentó el

    Vaya, este artículo me hace repensar de que no es tan fácil migrar a LibreOffice -al menos en organizaciones grandes-, no se trata simplemente de cambiar una ofimática por otra, al menos en organizaciones grandes, creo que si se enseñara principalmente en las escuelas el uso de LibreOffice como otra alternativa ofimática, un proceso de migración de gran envergadura se ahorrarían unos cuantos pasos.

    Si bien el protocolo que detallas está muy bien pensado, existe un inconveniente que muchos dejan de lado a la hora de incentivar una migración, ya sea de LibreOffice u otra en particular; el costo, no se puede lograr sin una inversión económica que pocos quieren o pueden costear en conceptos de capacitación, o formación en materia de software libre.
    Parece ilógico, pero prefieren pagar grandes sumas de dinero en licencias en vez de invertir en capacitación.

    También sitios como este ayuda mucho a los lectores a comprender el beneficio del uso de L.O., aquí hay bastante para aprender sobre su uso.

    Saludos.

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Percaff:

      Mis saludos para ti, en efecto, el proceso de migración en grandes organizaciones puede resultan complejo, pero este protocolo les da las pautas a seguir, de modo que aunque en principio puede resultar costoso, por el pago de soporte y capacitación, a la larga se convierte en un ahorro sustancial de presupuestos, al no tener que pagar licencias de aplicaciones ofimáticas privativas. Estos es lo que pretende el protocolo, servir de base para que se pueda hacer el proceso de modo lógico y seguro, garantizando así la generalización a largo plazo. Fijate que el protocolo no habla de fechas, el proceso es totalmente personalizado para cada organización, dependiendo de las necesidades de cada una. Si se hace el proceso tal y como se plantea acá, el éxito está garantizado y de esto doy fe, tuve una experiencia similar y emplee por mi cuenta un protocolo similar sobre las misma base que este y créeme, en mi organización nadie usa ya Microsoft Office en ninguna de sus versiones desde hace años y hasta el momento no he tenido problemas.

      Saludos

      Carlos

  • lpozo comentó el

    Creo que una de las cosas que hay que agregar en “Las típicas razones para la resistencia al cambio” es que el usuario, ante un cambio de este tipo, se forma la idea de que tendrá que invertir muuuucho tiempo en aprender el nuevo paquete ofimático, y teme que esto demore, dificulte o impida su trabajo, por eso esto no se puede hacer de ramplan, como se diría en buen cubano. Comparativamente, las interfaces de usuario de LibreOffice y de MS Office hoy son muy distintas y eso tiene un impacto serio en la percepción del usuario. Es por eso que creo que la capacitación debe realizarse partiendo de la base de lo que ya el usuario sabe, es decir, de sus conocimientos de MS Office, y haciéndole ver la forma de hacer las mismas operaciones en LibreOffice. Pensemos un poco, así mismo se hizo en todo el mundo la migración de MS Office 97-2000 a 2007 con la nueva interfaz Ribbon, cuando Microsoft sacó este gran cambio a su interfaz de usuario, pues simplemente tuvimos que reaprender a usar el Office, pues todo el mundo quedó sin saber donde estaba nada. Lo más bonito es que nadie se quejó y dio la perreta por retornar a Office 97-2000, todos nos adaptamos y tomamos el tren del progreso, pero para hacerlo partimos de lo que ya sabíamos, y solo fue localizar la nueva ubicación de las cosas. La idea es que si ya sabemos hacer cosas en MS Office, para hacerlas en LibreOffice solo tenemos que ubicar la opción equivalente y listo, ya migramos… y ya no escribo más, porque ahorita mi comentario es más largo que el post…
    saludos,
    lpozo

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Leo:

      Mis saludos para ti. Tienes toda la razón en lo que comentas, el usuario se resiste a aprender algo nuevo, pero el que nunca pasó a Office 2007 en adelante y aún sigue con la versión 2003 o anteriores, les resulta mucho más fácil migrar a LibreOffice, no está contaminado con el entorno del Office 2007 en adelante, y está demostrado estadísticamente que aún hay muchos usuarios trabajando con versiones anteriores a esa, pues los actuales usuarios de Office siguen guardando los documentos en formato del Office 97-2000-2003 desde versiones que tienen el formato OOXML (Docx, XLSx, PPTx). Así si se logra implementar este protocolo de migración de manera organizada y con la capacitación adecuada, entonces el problema de migrar a LibreOffice está resuelto. Todo esto desde el entorno de Windows, sin quitar, como muchos hicieron en un intento de migración a OpenOffice en su momento, el Office de Microsoft. Esto es muy importante, no le quites el Office que tiene el usuario, analicen primeramente, como dice el protocolo, lo que hace y cuáles son las particularidades. De esto doy fe que si se hace así, se puede migrar, acá tuve esa experiencia y te lo he dicho, acá nadie trabaja, ni en Windows con Office, todos trabajan con LibreOffice desde hace años.

      Saludos y espero tu visita.

      Carlos

  • Oscar Prieto comentó el

    Me gusta mucho como se aborda el tema de migracion en este post, en colombia tambien trabajamos en la migracion a plataformas mas abiertas y principalmente que sean de acceso a todo publico, sobre todo combatimos que si creas un documento no tengas que comprar una suite de ofimatica de XXX valor sino que, unicamente con acceso a internet y un equipo de recursos no muy grandes puedas visualizar esta información.
    Saludos que buen trabajo!!!

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Oscar:

      Mis saludos, gracias por tu visita desde la tierra del Gabo, y compartir con tus lectores de tu blog http://ofprieto.blogspot.com/ esta entrada.
      Si miramos el asunto de la migración al Software Libre en general y a LibreOffice en particular, nos damos cuenta que si lo hacemos desde la propia plataforma que usa el usuario actualmente, que por lo general es Windows, las cosas salen de una manera mucho más fácil, partiendo que no deja su entorno para comenzar a trabajar con un nuevo software sin necesidad de eliminar el que tiene, así poco a poco, irá familiarizándose con él, de manera que cuando definitivamente actualice su sistema operativo, ya tiene ganado una buena parte del camino. Eso mismo se puede hacer con el navegador web, el gestor de correo y otras aplicaciones de Software libre que tienen sus versiones para Windows, de modo que el cambio será menos traumático.

      Saludos

      Carlos

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