¿PDF o PDF/A?

Saludos a los lectores de LibreOfficeCuba, como anunció en el blog swl-x, el pasado sábado 19 de septiembre, celebramos el Día Mundial del Software Libre, en la que nos reunimos parte de la comunidad en la sede del Joven Club No. 1 en la ciudad de Holguín. No tenía muy claro que presentar a los asistentes y decidí exponer este tema, partiendo que no es muy conocido y creo oportuno compartirlo con todos nuestros lectores.

Tal vez les resulte extraño el título del post, pero creo que es importante hacerla, partiendo que todos conocemos el formato PDF (sigla del inglés Portable Document Format, “formato de documento portátil”), sin embargo, pocos conocen este otro formato, que no deja de ser PDF en su esencia, pero que tiene sus diferencias.

Un poco de historia

El formato PDF es un formato de almacenamiento para documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto), fue implementado en el año 1993 por Adobe System, con la versión 1.0. Partiendo de la necesidad de estandarizar los documentos, es lanzado como un estándar abierto el 1 de julio de 2008 y publicado por la Organización Internacional de Estandarización (ISO) como ISO 32000-1. Desde entonces son varias las versiones hasta llegar a la versión 1.7 en el año 2009.

Los archivos PDF pueden abrirse en todos los sistemas operativos establecidos. Hay disponibles lectores PDF gratuitos para todas las plataformas importantes incluyendo Windows, Apple, Linux y dispositivos móviles.

El PDF es un formato abierto. Esto significa que empresas distintas a Adobe Systems (quienes inventaron el PDF) pueden desarrollar software para crear o mostrar los PDF. La “liberación” del PDF de Adobe ha traído independencia a usuarios y desarrolladores y, como resultado, existe una alta probabilidad de que todavía existan durante las próximas décadas programas para generar y mostrar archivos PDF.

Por tanto, ¿pueden los usuarios que quieran conservar documentos, como contratos o facturas, durante largos períodos de tiempo confiar en el formato PDF para asegurarse de que sus documentos funcionarán como lo hacen hoy también en diez, quince o cien años? Bueno, podría darse el caso de que archivos PDF creados hoy, todavía funcionaran sin problemas en 2020. Sin embargo, solo el nuevo estándar PDF/A puede garantizar que los usuarios podrán ver exactamente el mismo contenido que cuando crearon sus documentos. Este formato trae el tipo de seguridad jurídica que puede ser decisiva en muchos contextos administrativos o de negocios.

¿Por qué PDF/A y no PDF?

¿Por qué definir ahora un estándar PDF especial para el archivado de documentos? ¿No es “suficientemente bueno” el PDF tradicional para el archivado a largo plazo? El PDF tiene algunas características excelentes que se prestan a la creación de documentos para archivo. Como un contenedor, un PDF puede incorporar elementos completamente diferentes, como texto, imágenes y tipografías. Además, reproduce los diseños de forma fiel al original y es multiplataforma. Sin embargo, se deben cumplir ciertos requisitos para permitir la reproducción exacta del contenido.

Necesario:
Un “requisito” es que los usuarios necesitan acceso completo a todos los elementos pertenecientes a un documento. Por ejemplo, las fuentes deben estar incrustadas –un vínculo a la tipografía no es suficiente. Esto significa que si dentro de 10 años, un usuario que intenta abrir un documento no tiene una tipografía necesaria en su ordenador, los caracteres especiales o símbolos no se mostrarán correctamente.

Prohibido:
Deben evitarse algunas características PDF. Tales elementos están prohibidos porque podrían socavar la durabilidad requerida del documento incluyendo elementos interactivos o capas PDF.

Estas características inhiben la exactitud que se le requiere a un archivo PDF/A eficaz. Por ejemplo, en el caso de un documento PDF con capas, los usuarios que lo impriman dentro de 50 años, podrían preguntarse qué capas son válidas y cuáles no. Este tipo de decisión debe hacerse ahora, cuando se crea el documento PDF.

Un documento PDF/A es básicamente un documento PDF tradicional que cumple de forma precisa con las especificaciones definidas. A fin de impedir que los usuarios tengan que probar y discutir de forma repetida la mejor apariencia de un PDF para que funcione bien; expertos del sector decidieron en 2002 trabajar juntos para desarrollar el estándar PDF/A.

El estándar PDF/A para archivado a largo plazo fue aprobado por ISO (Organización Internacional para la Estandarización) en otoño de 2005. El estándar PDF/A se publicó con el número “ISO 19005-1:2005” y se basa en la especificación PDF 1.4. Una parte adicional, PDF/A-2, se está preparando actualmente. Esta parte se basará en la versión 1.7 del PDF.

pdfaEl estándar PDF/A tiene como objetivo la creación de documentos PDF cuya apariencia visual permanezca igual con el transcurso del tiempo. Estos archivos deben ser independientes del software y de los sistemas utilizados para crearlos, almacenarlos o reproducirlos.

El PDF/A garantiza que los textos en diferentes idiomas se muestren correctamente ya que todos los caracteres necesarios están disponibles dentro del documento gracias a la incrustación de las tipografías necesarias.

Ya que la incrustación de las tipografías puede suponer demasiados datos, PDF/A permite la incrustación de subconjuntos. Esto significa que solo los caracteres utilizados en un documento PDF en particular son incrustados. Esto limita el tamaño del archivo.

El PDF/A tiene dos niveles de conformidad:

  • PDF/A-1a (Level A) aplica corrección semántica y estructurales. Cada carácter debe tener un equivalente Unicode. La estructura se expresa mediante etiquetas.
  • PDF/A-1b (Level B) aplica integridad visual. Cualquier archivo que cumpla los requisitos para PDF/A‐1a también cumplirá los de PDF/A-1b que es menos estricto.

Limitaciones actuales del formato PDF/A.
Este formato, aún en proceso de perfeccionamiento posee algunas limitaciones en estos momentos, entre ellas, no permite:

  • Transparencia de imágenes
  • Capas en documentos PDF.
  • Compresión LZW
  • Compresión JPEG2000.

Selección_040Todo esto se encuentra en proceso de implementación, gracias al empeño de Empresas internacionales y expertos del área de la tecnología PDF que han unido sus fuerzas para formar el PDF/A Competence Center. Su objetivo es promover el intercambio de información y experiencias relativas al archivado a largo plazo. Los usuarios pueden visitar www.pdfa.org para obtener más información y actualizada así como foros de discusión sobre el PDF/A.

¿Quién puede beneficiarse del PDF/A?

Muchos sectores y profesionales han estado esperando un estándar PDF para el archivado. Es útil no solo para archivos, departamentos administrativos, industria y comercio sino también para la investigación y enseñanza. Muchos tipos de contenido pueden guardarse como archivos PDF/A. A continuación hay algunos ejemplos seleccionados al azar de diversas áreas de uso:

Archivos PDF/A desde ficheros o datos.

Se refiere, en esta caso, a archivos PDF que son creados desde aplicaciones como procesadores de textos, editores de imágenes y programas de diseño. El proceso puede realizarse por medio de una exportación a PDF desde el programa de creación o utilizando Acrobat Pro, Distiller u otro creador de PDF. Para la conversión masiva de contenido a PDF/A, existen programas que pueden convertir los contenidos de las bases de datos o imprimir secuencias de datos en formato PDF/A.

Muchas nuevas herramientas y soluciones PDF/A para la creación y verificación de archivos han entrado en el mercado desde la introducción del estándar –desde pequeñas herramientas individuales para usuarios que quieren crear un documento PDF/A de vez en cuando a soluciones de servidor que pueden crear cien mil documentos para archivo desde bases de datos en solo unas pocas horas.

En este sentido es importante reconocer que la plataforma ofimática insignia del Software Libre, LibreOffice nos facilita exportar a ese formato. Sabemos que por defecto y esto es una bondad de la plataforma, es posible exportar al formato PDF, sin embargo, también cumple con el estándar abierto PDF/A-1a.

¿Cómo procedemos para lograr este formato desde LibreOffice?

El modo de lograr exportar a este nuevo formato abierto es muy sencillo, tan solo tiene que escoger el menú Archivo y selecciona la opción Exportar a PDF… Le sale la siguiente ventana.

Ventana de exportación a formato PDF

Ventana de exportación a formato PDF

Como se observa, tan solo tiene que marcar la opción Archivador PDF/A-1a (ISO 19005-1) y con esto está garantizando que el documento exportado podrá ser visualizado a largo plazo. Que sin lugar a dudas, tenemos otra gran utilidad en este caso, pues también podemos incrustar el archivo odf en este nuevo archivo PDF/A, de manera que estamos garantizando el respeto a dos estándares ISO abiertos.

Si así hay algunos que dicen que con LibreOffice no se trabaja bien, qué creen?

Fuente: Introducción al PDF/A (documento PDF)



El autor de este artículo es Carlos Parra Zaldivar y forma parte de Libreoffice Cuba desde el 6 Diciembre, 2013. Nací en la ciudad de Holguín, en el año 1961, estudié la secundaria y el preuniversitario en la Escuela Militar "Camilo Cienfuegos". Me gradué como Licenciado en Física y Astronomía en el año 1985 y comencé mi vida laboral en el IPVCE "José Martí Pérez" de la ciudad de Holguín, impartiendo la asignatura de Física, en el año 1986 comienzan mis incursiones en el mundo de la informática, en el año 1997 presenté un Libro de Física con aplicaciones informáticas en el Evento Internacional de Pedagogía ´97. Desde ese año me desempeño como informático y trabajo desde entonces en la Dirección Provincial de Servicios Comunales en la ciudad de Holguín. Desde el 1ro. de Enero del 2015 soy Miembro de The Document Foundation.

12 Comentarios en el artículo “¿PDF o PDF/A?”

  • Christian Araya comentó el

    Saludos Carlos, espero que te encuentres bien. Recien lei tu artículo y me resulto muy atinado. Leyendo tu biografia me encontre que publicaste un libro sobre la fisica y la informatica y queria consultarte si es posible adquirir este lobro por algun medio. Muchas gracias. Saludos de Costa Rica. Christian.

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Cristian:

      Mis saludos y gracias por visitar el sitio. Con relación al Libro que menciono, te comento que ese libro era un sistema de ejercicios de física para la preparación de nuestros estudiantes de preuniversitarios que se sometían a los exámenes de ingreso a la Universidad y que tenía una grupo de ejercicios con simulaciones mediante PC, pero que ya esos sistemas son obsoletos, pues fueron programados con MSDOS y Qbasic, te estoy hablando del año 95 y 96, aún no había salido ni Windows 98. El libro en cuestión se implementó acá en todos los preuniversitarios, pues contenía ejercicios integradores de toda la parte de la física contemplados en los programas de estudios y mucho de esos ejercicios eran tomado de las Olimpiadas internacionales de Física, adaptados al nivel de la enseñanza. Tengo que buscar una copia digital que aún conservo y ver que vía puedo buscar para enviartelo.

      Saludos

      Carlos

      • Percaff_TI99 comentó el

        Hola @Carlos, perdón por la intromisión. Hay alguna posibilidad de que también me lo puedas enviar. Cuando iniciaste este sitio, y leí sobre ello, lo busqué en la red sin resultados -no tengo acceso a todos los .cu-.

        En mi caso también he sido usuario de MS-DOS, DR-DOS, BASIC, GWBASIC, QBASIC -aunque he olvidado muchísimo- y tengo interés en leer tu libro. No es que vaya a empezar a programar, pero de vez en cuando me pongo a leer algunos libros que tengo sobre estos lenguajes -un poco de nostalgia, tal vez-. Me gustaría ver más que nada como implementaste estos lenguajes con la Física.

        Saludos.

        • Carlos Parra Zaldivar comentó el

          Percaff:

          Mis saludos, debo de buscar en el baúl de los recuerdos digitales el libro del que hablo, y creeme que me pasa igual, muchas cosas ya se han olvidado, pues de eso hace casi 20 años y aquí si no vale la frase de Gardel, 20 Años no es nada, jajajaja. Buscaré y trataré de enviártelo igualmente, ya eso forma parte de una reliquia histórica, pues también tenia cosas hecha en Msx Basic relacionado con la Física, en particular un programa que evaluaba la aplicación de la Regla de la Mano derecha en el movimiento de particular en campos magnéticos, y que formaba parte de ese libro también.

          Saludos

          Carlos

          • Benjamin comentó el

            Estimado Carlos, también me interesa mucho el libro, toda vez que también hice docencia y soy informático.

            Muchas gracias de antemano,

            Saludos,

            Benjamín

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Sam:

      Gracias por tu visita y tu comentario, me agrada saber que te resultó interesante este tema, de la que no se sabe mucho al respecto. Pero que no deja de tener valor en la conservación de nuestros documentos y si lo hacemos en LibreOffice mucho más.

      Saludos

      Carlos

  • lenox comentó el

    Hola Carlos, interesante tema este de los PDF, quería preguntarte algo referente a esto y es lo que tiene que ver con las firmas digitales las que se incluyen a la hora de crear este tipo de documentos, si uno desea incluirlas claro, pudieras abundar sobre este tema, me refiero a la creación y utilización de firmas digitales.

    Salu2s y gracias

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Lenox:

      Mis saludos, gracias por tu comentario. El tema de las firmas digitales y el modo de implementación en LibreOffice será tema de otro artículo, así que pronto lo leerás en este blog, gracias por la sugerencia.

      Saludos

      Carlos

  • julia comentó el

    Muy interesante lo del PDF/A , no estaba enterada de este tema .
    Ya me enseñaste Fisica …..
    Ahora sera informatica?
    Saludos, Parrita

    • Carlos Parra Zaldivar comentó el

      Julia:

      Mis saludos y gracias por visitar el sitio. Cuanto te enseñé Física, que fue, como quien dice, el otro día, eras muy buena estudiante. Así que ahora, estoy en la mejor disposición de compartir el conocimiento de la informática y del Software Libre en particular contigo.

      Saludos

      Carlos

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